Sales Admin Hotel Adalah
Admin Sales adalah Profesi di Balik Layar Penjualan
Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan sales admin? Istilah ini mungkin masih agak asing bagi sebagian orang. Banyak orang yang lebih mengenal posisi sales atau tim penjualan dalam dunia bisnis. Mereka belum paham bahwa di balik posisi seorang sales, ada administrator sales yang bertugas membantu proses penjualan.
Sales admin adalah peran atau posisi dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tugas administratif yang mendukung departemen penjualan. Peran ini biasanya meliputi pekerjaan kantor dan tugas-tugas administratif yang mendukung kegiatan penjualan dan pemasaran.
Seorang sales admin membantu memastikan bahwa tim penjualan dapat bekerja dengan efisien dan fokus pada kegiatan penjualan inti mereka, sedangkan tugas administratifnya diurus oleh sales admin. Peran ini dapat bervariasi tergantung pada skala dan jenis perusahaan. Tetapi secara umum, sales admin mendukung efisiensi dan kelancaran operasional departemen penjualan.
Jadi, apa yang membedakan antara sales yang beroperasi di lapangan dan seorang sales admin? Seorang sales terlibat langsung dalam interaksi dengan pelanggan di lapangan, sementara seorang sales admin bekerja di balik layar.
Baca Juga: Jenis-Jenis Sales yang Meningkatkan Pendapatan Bisnis
Administrasi Penjualan
Sudah terlihat dari namanya, berarti admin sales adalah orang yang bertanggung jawab atas administrasi sales. Tugas administrasi penjualan dari seorang admin sales meliputi pembuatan invoice, penagihan atas pembayaran pelanggan, double check input pesanan pelanggan, dan melakukan arsip atas data pelanggan dan catatan dari penjualan.
Baca juga : Ketahui Beberapa Contoh Strategi Pemasaran yang Efektif
Selain itu, admin sales juga harus memastikan seluruh pesanan pelanggan sudah berjalan dengan baik, seperti dari hal kesiapan sampai proses pengirimannya. Jadi, admin sales juga harus melakukan kerjasama dengan bagian logistik untuk mengetahui update terbaru tentang pengiriman. Admin sales juga harus melaporkan setiap permasalahan yang terjadi sebagai bahan untuk evaluasi.
Mengurus Kebutuhan Tim
Tanggung jawab selanjutnya dari seorang admin sales adalah mengurus kebutuhan yang sekiranya diperlukan oleh tim sales. Jadi, kebutuhan yang diperlukan oleh sales sebelum kerja lapangan harus sudah dipersiapkan dengan baik oleh admin sales.
Admin sales juga bertanggung jawab untuk mengatur jadwal temu sales dengan calon pelanggan potensial atau pelanggan yang sudah pernah menggunakan produk atau jasa sebelumnya. Sehingga, admin sales harus menyiapkan bahan yang nantinya akan diomongkan langsung kepada pelanggan terkait produk yang hendak ditawarkan.
Menerima dan Analisis Pesanan
Tahap pertama kerja sales admin adalah menerima pesanan dari pelanggan atau tim penjualan. Mereka kemudian melakukan analisis pesanan untuk memastikan kelengkapan informasi dan ketersediaan stok produk yang dibutuhkan konsumen.
Pemeliharaan Database Pelanggan
Memantau Stok dan Membuat Laporan
Seorang sales admin adalah pihak yang juga bertanggung jawab mengenai update stok produk yang akan atau sudah dipasarkan. Mereka melakukan pemantauan dan pengelolaan stok produk bekerja sama dengan pihak admin gudang atau penanggung jawab produksi. Setelahnya, mereka harus membuat laporan stok untuk diberikan kepada tim penjualan dan pihak manajemen.
Paham Akan Teknologi
Seorang admin sales juga dituntut untuk up to date dengan perkembangan teknologi saat ini. Hal ini harus dimiliki sebagai antisipasi untuk menjawab pertanyaan dari pelanggan. Selain itu, admin sales juga bekerja dengan menggunakan beberapa media untuk keperluan administrasi dasar, seperti spreadsheet. Jadi, seorang admin sales harus paham dengan penggunaan teknologi.
Tonton juga : #SellerStory Bolalicious : Cara mengembangkan usaha Merchandise sepak bola
Karena admin sales adalah pekerjaan di mana nantinya akan bertemu dengan banyak orang yang memiliki berbagai karakter, maka seorang admin sales harus mampu untuk beradaptasi dengan cepat dalam kondisi apapun. Selain itu, seorang admin sales juga harus mampu untuk beradaptasi dengan ritme kerja yang cepat.
Nah, itu tadi penjelasan mengenai admin sales adalah pekerjaan yang seperti apa, tanggung jawabnya, serta beberapa skill yang dibutuhkan. Untuk kamu yang sangat menyukai pekerjaan administrasi sekaligus suka untuk bertemu dengan orang banyak, maka admin sales adalah pekerjaan yang wajib untuk dicoba.
Untuk kamu yang menjalankan bisnis milik sendiri, pasti kamu akan menjadi admin sales dalam skala kecil untuk bisnismu sendiri. Selain itu, dibutuhkan juga pengelolaan bisnis yang baik agar nantinya bisnis bisa berjalan dengan lancar. Bagaimana caranya? Yaitu dengan menggunakan SmartSeller!
Di SmartSeller, terdapat fitur marketplace integration, di mana fitur ini akan sangat membantu untuk mengatur produk secara terpusat jika kamu memiliki lebih dari satu marketplace untuk berjualan. Jadi, kamu tidak perlu bolak-balik pindah marketplace untuk mengatur stok produk, sehingga pengelolaan jadi lebih efisien.
Untuk kamu yang ingin mencoba bisnis lain dengan menjadi reseller, SmartSeller merupakan platform yang tepat untuk kamu gunakan, lho! Mengapa? Karena SmartSeller menyediakan reseller terpercaya dan berkualitas. Yuk, cobain SmartSeller sekarang juga!
Sejak tanggal 4 Januari 2018 Hingga 19 Januari 2019 saat ini saya masih menjabat sebagai Sales Admin di sebuah Hotel Bintang 4 Di Belitung.
Saya ingin sedikit sharing mengenai job desk Sales Admin disuatu Hotel itu seperti apa atau bagi kalian yang pernah melihat lowongan pekerjaan sales admin disuatu hotel namun belum mengetahui job desk nya seperti apa, saya akan jelaskan pada artikel kali ini.
Ada yang bilang jabatan sebagai Sales Admin itu penting karena merupakan punggung dalam sebuah departemen Sales & Marketing, Bisa dibilang orang yang paling mengetahui apa yang terjadi di Departemen Sales & Marketing pada suatu hotel, ditanya soal lead tahu, ditanya report ataupun administrasi apalagi karena memang sudah job desk nya. Namun ada juga yang bilang jabatan ini biasa saja alias tidak terlalu penting toh hanya admin yang dalam struktur organisasi saja berada dibagian dasar bukan seseorang decision maker, paling kerjaannya hanya disuruh fotocopy, ngeprint, dan blablabla. (Yah bisa dibilang itu hak mereka masing-masing mau berpendapat seperti apa, toh merekakan hanya bisa berkomentar karena tidak berada diposisi tersebut )
Langsung saja berikut ini saya merangkumnya menjadi kurang lebih ada 16 job desk Sales Admin pada suatu Hotel. (Kali ini fokus saya pada hotel Bintang 4 karena ada beberapa jobdesk yang mungkin berbeda yang disesuaikan dengan jenis dan bintang suatu hotel).
1. Menulis Logbook Sales Marketing
Setiap pagi datang ke office, sales admin biasanya akan menulis & check logbook Sales Marketing sebelum diberikan kepada GM Secretary untuk diperiksa oleh General Manager.
Logbook Sales Marketing biasanya berisi aktivitas atau rencana kerja yang akan dilakukan oleh setiap staff Sales & Marketing pada suatu hotel. Sebagai orang yang mencatatat dan merekapnya tentunya sebagai Sales Admin akan mengetahui rencana kerja dari setiap staff Sales & Marketing.
2.Membantu Mengeprint Data-Data yang Diperlukan Sales Manager untuk Morning Briefing bersama GM dan HOD
Setelah merekap Logbook, Sales Admin biasanya membantu print segala data-data untuk Sales Manager untuk morning briefing bersama GM dan HOD lainnya. Data-data tersebut seperti manager report, competitor report, forecast Occupancy, In House guest list, dan expected arrival report. Semua data ini didapatkan di Sistem FOS Hotel. Intinya data-data ini diperlukan untuk Sales Manager menghitung masih berapa room perhari untuk mencapai revenue budget yang ditetapkan pertiap bulan, list vip yang ada, list group yang akan check in dan yang akan check out, laporan hotel-hotel kompetitor, Occupancy yang telah dicapai, promosi apa yang akan dilakukan untuk mencapai taget occupancy, dan lain-lain.
Nah bayangkan saja dengan membantu mengeprint data-data tersebut apabila seorang Sales Admin kemudian membaca dan mempelajarinya sebelum diserahkan kepada sales manager, itu artinya seorang sales admin sudah terlebih dahulu mengetahui dan update mengenai data-data tersebut.
3.Check dan Reply Setiap Email yang Masuk.
Sales Admin harus selalu mengecek setiap email yang masuk pada email kerjanya, apakah itu dari client yang menanyakan kamar, ruang meeting, permintaan harga kontrak, ataupun dari atasan, dari departemen lain yang berisi memorandum, sebuah informasi penting dari HOD, dan lain-lain.
Biasanya seorang Sales Admin memegang general email pada Sales Marketing yang dimana setiap staff dalam Sales & Marketing ataupun Sales Manager yang mengirim email keluar selalu di CC kan dengan Sales Admin, ataupun setiap email penting dari departemen lain yang masuk pasti akan dikirimkan atau CC ke email Sales Admin, sehingga sebagai Sales Admin akan selalu mengetahui update mengenai informasi pada Sales & Marketing dan Hotel, juga bisa terus belajar dan mengupgrade diri dengan mempelajari isi-isi email penting yang biasanya dikirimkan oleh Manager.
4.Membuat Offering Letter.
Offering letter merupakan surat penawaran yang berisi detail room, ruang meeting, dan berbagai fasilitas lainnya yang sudah termasuk ada list harganya. Biasanya saat ada email masuk yang meminta dikirimkan list harga atau dari atasan kita yang meminta dikirimkan offering letter, atau juga Saat Sales Executive masih sales call dan tidak berada dioffice, disini Sales Admin membantu membuatkan offering letter yang biasanya sudah ada formatnya hanya mengganti bagian company profile dan bagian akhirnya saja lalu kemudian dikirimkan via email kepada company yang meminta offering tersebut.
5.Membuat Contract Rate.
Setiap ada permintaan harga kerja sama dari Travel Agent, Corporate, ataupun Government maka yang membuatkannya adalah Sales Admin. Sebelum contract rate dibuat terlebih dahulu setiap company tersebut harus mengirimkan data support seperti company profile, TDUP, SIUP, SITU, dan kartu nama. Setelah contract rate dibuatkan lalu meminta tanda tangan Sales Manager, distempel, dan diberikan kepada company tersebut atau bisa juga discan dan dikirim via email kepada company yang meminta contract tersebut.
6.Update Business Forecast Report
Business Forecast merupakan data yang berisi daftar lead diatas 10 kamar dari Travel Agent, Government, dan Corporate yang dihandle Sales Executive dan Sales Manager baik yang hanya pemesanan kamar ataupun termasuk paket meeting atau event-event lainnya yang terdiri dari definit lead, Confirm lead, Tentative Lead, Inquiry, Cancel Lead, Lost Business, dan Postpone Business.
Didalam data tersebut sudah tersajikan tanggal check in & check out, jumlah kamar, jumlah pax, jenis meeting yang digunakan (halfday, fullday, fullboard, ataupun residential fullboard), setup ruang meeting, ruang meeting yang dipakai, revenue room, revenue event, dan gabungan revenue tersebut, Sales yang menangani, time limit lead tersebut, dan remark.
Nah untuk update business forecast report ini dikerjakan oleh Sales Admin. Setiap hari Sales admin harus selalu update laporan tersebut yang bisa dilihat dari Sistem Hotel ataupun untuk tentative lead bisa difollow up dengan sales yang bersangkutan. Laporan ini dikirimkan setiap hari kepada General Manager dan Seluruh head of department pada suatu hotel.
7.Membuat Sales Distribution Monthly Report
Menurut saya ini bagian tugas Sales Admin yang paling berat (ga berat-berat amat sih) dan membutuhkan waktu lebih dari satu hari untuk mengerjakannya (berdasarkan pengalaman sih gitu ya).
Sales Distribution Monthly Report dibuat setiap awal bulan dan dikirim sebelum tanggal 10 pada setiap bulannya kekantor pusat, yaitu merupakah hasil kinerja yang berisi laporan Month to date, year to date, market share hotel, top producer company (Travel Agent, Corporate, dan Government), Distribution (OTA production), geographical origin of Business, list national corporate rate, lost group per month, banquet report, dan yang terakhir ialah room generated. (puyeng-puyeng dah bacanya)
Tidak semua hotel mengerjakan sama dengan yang saya sebutkan diatas namun kurang lebih beberapa diantaranya ada yang sama ya guys.
8. Notulen untuk Morning/ Afternoon briefing, Weekly Meeting, ataupun Coordination Meeting yang biasanya dikirimkan ke Sales Manager, General Manager, ataupun HOD setiap departemen pada suatu hotel.
9. Purchase Requisiton & Store Requestion
Tugas Sales Admin disini membuat form Purchase Requisiton (PR) & Store Request (SR) untuk permintaan setiap kebutuhan Sales Marketing seperti berbagai form (reservation form, complimentary form, transfer form, dll), berbagai alat tulis kantor, dan kebutuhan -kebutuhan lainnya pada departemen Sales & Marketing.
10.Membuat Schedule Sales Marketing Team (termasuk juga Tim Reservasi).
11. Membuat list Corporate & Travel Agent yang join setiap Bulan.
12. Melakukan Blocking Room dan Meeting Room di Sistem Hotel
13. Membantu membuat Confirmation Letter apabila Sales Executive tidak di Office
14. Menemui Tamu yang ingin bertemu sales atau showing kamar & ruang meeting apabila Sales Executive tidak di Office
15. Membantu menyiapkan form peminjaman kendaraan untuk salescall.
16. Selebihnya membantu fotocopy, print, stempel dokumen – dokumen yang diminta oleh atasan.
We are creative and innovative event organizers. We focus on creating the best experiences for unforgettable memories through an event such as: Exhibition, conference, meeting, gathering, seminar, webinar, and etc.
Adakah profesi sales yang tidak langsung berhubungan dengan konsumen? Jawabannya ada, yaitu admin sales atau yang disebut juga sales administrator. Secara sederhana, bisa dibilang bahwa sales admin adalah posisi pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi penjualan dalam bisnis.
Banyak orang tertarik dengan posisi ini karena memang tidak perlu mengadakan kontak langsung dengan konsumen atau pelanggan untuk menjual produk. Singkatnya, sales admin adalah orang yang bekerja di balik layar. Memastikan bahwa penjualan bisa berjalan dengan lancar.
Tahapan Cara Kerja Sales Admin
Dari berbagai tugas sales admin yang sudah disebutkan tadi, sebenarnya mungkin kamu sudah bisa tahu seperti apa cara kerja mereka. Terdapat beberapa tahapan sistem kerja seorang administrator sales yang bisa disebutkan.
Cara kerja sales admin yang menjadi pendukung sistem penjualan di suatu bisnis adalah:
Penanganan Keluhan Pelanggan
Koordinasi dengan Tim Produksi dan Gudang
Cara kerja sales admin berikutnya adalah berkomunikasi dengan tim produksi untuk memastikan ketersediaan produk atau layanan. Selain itu mereka juga harus selalu berkoordinasi dengan pihak gudang untuk pemenuhan pesanan dan pengiriman.
